Transformación Digital en la Gestión Documental de una Institución de Educación Superior Tecnológica Pública: Implementación de un Sistema Web con Metodología XP
DOI:
https://doi.org/10.54942/qantuyachay.v3i2.54Palabras clave:
Sistema web, gestión documental, extreme programming (XP), firma digital, transformación digital, metodología ágilResumen
Introducción a la problemática, Este artículo presenta un estudio de caso de una institución pública de educación superior tecnológica que experimentó una profunda reestructuración digital en sus procesos de gestión documental. El objetivo de esta investigación fue optimizar y agilizar los procesos de registro, localización y atención de documentos de un trámite documental mediante la implementación de una plataforma informática en la nube utilizando la metodología Extreme Programming (XP). Método. El proceso de creación de la plataforma informática de gestión de documentos y trámites se llevó a cabo en cuatro etapas. Planificación: Se definió los requerimientos del proyecto y se estableció una ruta de desarrollo para el software. Diseño: Se generó una estructura sencilla y funcional que cumplió con los requisitos establecidos previamente. Codificación: Se desarrolló en dos iteraciones para entregar componentes funcionales del software en un corto período de tiempo. Pruebas: Se llevaron a cabo pruebas continuas para asegurar el correcto funcionamiento del software y su adecuación a los requisitos establecidos. Resultados. Esta investigación resalta el potencial transformador de las soluciones digitales para optimizar los procesos de gestión documental en instituciones educativas. La exitosa aplicación del sistema web, desarrollado con la metodología XP, condujo a mejoras considerables en la eficiencia del registro, localización y el proceso de atención, ahorrando tiempo, reduciendo la carga laboral y optimizando el uso de recursos. Originalidad/valor- Se aplicó la metodología ágil y colaborativa el cual proporcionó una estructura sólida y eficiente para el proceso de creación de la plataforma en la nube asimismo esta plataforma permite que la información y los documentos están disponibles en línea y se pueden acceder desde cualquier lugar en cualquier momento. Esto facilita la colaboración y el trabajo a distancia, lo que es especialmente valioso en eventos inesperados que puedan afectar el acceso físico a las instalaciones educativas para realizar su trámite.
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