Digital Transformation in Document Management of a Public Technological Higher Education Institution: Implementation of a Web System with XP Methodology
DOI:
https://doi.org/10.54942/qantuyachay.v3i2.54Keywords:
Web system, document management, extreme programming (XP), digital signature, digital transformationAbstract
Introduction to the problem. This article presents a case study of a public institution of technological higher education that experienced a profound digital restructuring in its document management processes. The objective of this research was to optimize and streamline the processes of registration, location and attention of documents of a documentary process through the implementation of a cloud computing platform using the Extreme Programming (XP) methodology. Method. The process of creating the computer platform for managing documents and procedures was carried out in four stages. Planning: The project requirements were defined and a development path for the software was established. Design: A simple and functional structure was generated that met the previously established requirements. Coding: Developed in two iterations to deliver functional software components in a short period of time. Tests: Continuous tests were carried out to ensure the proper functioning of the software and its adaptation to the established requirements. Results. This research highlights the transformative potential of digital solutions to optimize document management processes in educational institutions. The successful application of the web system, developed with the XP methodology, led to considerable improvements in the efficiency of the registration, location and service process, saving time, reducing the workload and optimizing the use of resources. Originality/value- The agile and collaborative methodology was applied, which provided a solid and efficient structure for the process of creating the cloud platform; likewise, this platform allows information and documents to be available online and can be accessed from any place at any time. This facilitates collaboration and remote work, which is especially valuable in unexpected events that may affect physical access to educational facilities to carry out their procedures.
Downloads
References
Anshori, I., Harimurti, S., Rama, M. B., Langelo, R. E., Jessika, Yulianti, L. P., Gumilar, G., Yusuf, M., Prastriyanti, S., Yuliarto, B., Nugrahapraja, H., Arnafia, W., & Faizal, I. (2022). Web-based surface plasmon resonance signal processing system for fast analyte analysis. SoftwareX, 18(101057), 101057. https://doi.org/10.1016/j.softx.2022.101057
Bedia, P., & Andres, C. (2022). Implementación de un sistema web para la optimización de la gestión documental en el área de trazabilidad del sector minero. Universidad Tecnológica del Perú.
Bejarano, M. H., & Rey, L. E. B. (2020). Ciclo de vida de desarrollo ágil de software seguro. Editorial Los Libertadores.
Calderón Curipoma, M. A., Lugo García, J., & Ormaza Andrade, J. E. (2023). Procesos de implementación de un gestor documental: caso de estudio unidad académica de administración. ConcienciaDigital, 6(1.3), 201–221. https://doi.org/10.33262/concienciadigital.v6i1.3.2529
Castelao, S. R., & Bateoja Arroyo, H. E. (2018). Proceso para Implementar un Nuevo Sistema de Gestión Documental en la PUCESE. Revista Científica Hallazgos, 21, 3. https://revistas.pucese.edu.ec/hallazgos21/article/view/251
Córdova Carrascal, E. E., & Paulini Pereyra, J. L. J. (2020). Desarrollar un sistema web de gestión documental para las tesis de la Escuela de Ingeniería Informática de la URP. Universidad Ricardo Palma.
Espinoza, J. L. A. (2022). Sistema de gestión documental para la coordinación de vinculación con la sociedad de Uniandes sede Ibarra. Universidad y Sociedad, 14(3), 523–532. https://rus.ucf.edu.cu/index.php/rus/article/view/2897
Estrera, P. J. M., Fajardo, M. T. M., & Sermona, N. L. D. (2023), A web-based document management system for extension office.
Flores, M., & Luis, J. (2020). Transformación digital con metodologías ágiles en el área de sistemas de una entidad Bancaria del Perú, 2020. Universidad César Vallejo.
Gallo, P. R. (2011). Gestión documental en las organizaciones. Editorial Uoc.
Hendra S.Kom. M.T., & Arifin S.Kom. M.M., Y. (2018). Web-based usability measurement for student grading information system. Procedia Computer Science, 135, 238–247. https://doi.org/10.1016/j.procs.2018.08.171
Ismael, A., & Okumus, I. (2017). Design and implementation of an electronic document management system. Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Uygulamalı Bilimler Dergisi, 1(1), 9–17. https://doi.org/10.31200/makuubd.321093
Ismail, F., & Lawanda, I. I. (2020). Implementasi edms dalam penataan dokumen di rail document system pt. kereta api indonesia (persero) daerah operasi 1 jakarta. Baca Jurnal Dokumentasi Dan Informasi, 41(2), 143. https://doi.org/10.14203/j.baca.v41i2.563
Izard, O. M. i. (2012). Gestión de oficinas de turismo. Universitat Oberta de Catalunya.
Khattar, R., Hales, R., Ames, D. P., Nelson, E. J., Jones, N. L., & Williams, G. (2021). Tethys App Store: Simplifying deployment of web applications for the international GEOGloWS initiative. Environmental Modelling & Software: With Environment Data News, 146(105227), 105227. https://doi.org/10.1016/j.envsoft.2021.105227
Leandro, D., & Luz, A. (2021). Sistema web para la gestión documental en la empresa J. Gil & Abogados S.R.L. Universidad César Vallejo. https://repositorio.ucv.edu.pe/handle/20.500.12692/80735
Lino, C., & Andy, C. (2016). Simulación y análisis de desempeño de la red LTE para infraestructura de medición avanzada en Smart Grid. https://repositorio.uchile.cl/handle/2250/141239
M. Alade, S., & Nnamdi Azikiwe University/Department of Computer Science, Awka, Nigeria. (2023). Design and implementation of a web-based document management system. International journal of information technology and computer science, 15(2), 35–53. https://doi.org/10.5815/ijitcs.2023.02.04
Mamani Flores, B. J., Mamani Tala, J. E., & Lanchipa Valencia, E. F. (2019). Optimización del proceso de gestión documentaria con un sistema web basado en el framework ext js, para el gobierno regional de tacna, 2017. Ingeniería Investiga, 1(1), 107–123. https://doi.org/10.47796/ing.v1i1.127
MINEDU. (2023). Educación Superior Tecnológica. Gob.pe. Recuperado el 21 de julio de 2023, de http://www.minedu.gob.pe/superiortecnologica/sistema-informacion.php
Miranda Montes, E. O. (2022). Sistema informático para mejorar la gestión documentaria de los estudiantes de ingeniería de sistemas en una universidad privada, 2021. Universidad César Vallejo https://repositorio.ucv.edu.pe/handle/20.500.12692/85271
Ordoñez, F., & Jhanpierre, N. (2022). Análisis de un sistema Web de gestión documental en la empresa de transportes Bellavista 2010 S.R.L. Sullana; 2020. Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote.
Peralta Aranibar, E. R. (2019). Exploración visual basada en similitud de grandes conjuntos de datos multidimensionales georreferenciados.
Ponce Morales, E. R., & Vasquez Wong, J. D. (2022). Sistema informático para la gestión documentaria en los procesos administrativos de la Universidad Nacional Intercultural de la Amazonía. Universidad Nacional de Ucayali.
Rahman, M. H., Rahman, Z., Al - Mustanjid, M., Uddin, M. S., & Jany, M. H. R. (2020). Software process improvement based on defect prevention using capability and testing model integration in extreme programming. En Cyber Security and Computer Science (pp. 270–279). Springer International Publishing.
Rojas, R., & Andrea, L. (2017). Metamodelo para integración de datos abiertos aplicado a inteligencia de negocios. Universidad de Oviedo.
Rozas, O. N. P. (2020). La gestión documental en el ámbito de la educación superior universitaria. Kallpay, 3, 132-138. https://revistas.uandina.edu.pe/index.php/Kallpay/article/view/339
Salas-Tanchiva, C. C. (2022). Repercusión e importancia de la automatización del trámite documentario en las instituciones públicas. Revista científica de sistemas e informática, 2(1), e266. https://doi.org/10.51252/rcsi.v2i1.266
Salazar Tataje, J. L. (2017). Implementación de inteligencia de negocios para el área comercial de la empresa Azaleia-basado en metodología Ágil Scrum.
Siderska, J. (2021). The adoption of Robotic Process Automation technology to ensure business processes during the COVID-19 pandemic. Sustainability, 13(14), 8020. https://doi.org/10.3390/su13148020
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2023 Kareen Lourdes Chávarry Sánchez, José Luis Sandoval Huarcaya
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
